Was besagt das Parkinsonsche Gesetz?
Mit der Parkinson-Krankheit hat das Parkinsonsche Gesetz nichts zu tun; es geht dabei um Zeitmanagement. Es beschreibt folgendes Phänomen: Wer 60 Minuten für ein Meeting ansetzt, braucht auch die vollen 60 Minuten – obwohl alles Wichtige schon nach 20 Minuten besprochen und entschieden ist.
Andersrum ausgedrückt: Was Sie an einem halben Tag erledigen können, können Sie bequem über einen ganzen Tag ausdehnen. „Arbeit lässt sich wie Gummi dehnen, um die Zeit auszufüllen, die für sie zur Verfügung steht“, sagte Cyril Northcote Parkinson, auf den das Gesetz zurückgeht.
Wie kam Parkinson auf das Parkinsonsche Gesetz?
Northcote Parkinson, englischer Historiker und Autor, formulierte sein Gesetz 1955 in einem Essay in der britischen Tageszeitung „The Economist“. Drei Jahre später schrieb er einen Bestseller darüber. Das ist zwar lange her, doch das Prinzip hat bis heute Gültigkeit: Denn in welcher Firma ist es nicht schon mal vorgekommen, dass Mitarbeiter einer Deadline entspannt entgegensehen, trödeln und sich mit Nebensächlichkeiten beschäftigen, weil ja noch viel Zeit ist – und dann in Panik ausbrechen und Überstunden anhäufen, wenn die Abgabe vor der Tür steht? Und das, obwohl sie das Projekt theoretisch vor Wochen hätten abschließen können.
Auf die Idee zu seinem Gesetz kam Parkinson, als er die britische Marine beobachtete: Innerhalb von 14 Jahren war die Zahl der Offiziere und Matrosen um ein Drittel gesunken, statt 62 Schlachtschiffen gab es nur noch 20. Im gleichen Zeitraum wuchs die Führungsmannschaft der britischen Navy um 78 Prozent – obwohl es den Zahlen nach weniger zu tun und zu beaufsichtigen gab. Parkinsons Schlussfolgerung: Angestellte verschaffen sich gegenseitig Arbeit. Je mehr Menschen an einer Aufgabe beteiligt sind, desto mehr Zeit benötigen sie dafür.

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Ein anderes Beispiel, das Parkinson in seinem Essay für sein Gesetz aufführt, ist wohl mit einem Augenzwinkern zu lesen: Eine Rentnerin will eine Postkarte an ihre Nichte schreiben. Sie sucht erst eine Stunde lang die Karte, dann ihre Brille, dann die Adresse, schließlich überlegt sie mehrere Stunden, was sie schreiben soll. Und muss dann auch noch zum Briefkasten. Ein Geschäftsmann, so Parkinson, benötige für die gleiche Aufgabe nur drei Minuten – weil er sich nur genau so viel Zeit nimmt.
Wie nutzen Sie Ihre Zeit besser?
Die Lösung ist simpel, erfordert aber viel Selbstdisziplin: Planen Sie weniger Zeit für Meetings, Projekte und andere Aufgaben ein. Sie setzen normalerweise 90 Minuten für ein Meeting an, in dem Sie die nächsten Schritte eines Projekts festlegen? Dann probieren Sie es mal mit 45 Minuten.
Zeitspartipps fürs Meeting finden Sie hier: Meetings vorbereiten – mit diesen 6 Fragen werden Meetings nicht zum Zeitfresser
Die knapp bemessene Zeit sollte Sie und Ihre Mitarbeiter motivieren, schneller zum Punkt zu kommen und sich langes Rumgeplänkel zu sparen.
Planen Sie außerdem nur so viele Mitarbeiter für ein Projekt ein wie wirklich notwendig. Denn wie Parkinsons Beispiel der britischen Navy zeigt, halten sich zu viele Angestellte gegenseitig auf und verschaffen sich sogar mehr Arbeit. Social Loafing nennt man dieses Phänomen. Kleinere Teams können sich schneller untereinander abstimmen und sparen sich Diskussionen mit etlichen Beteiligten, die alle ihre Meinung kundtun wollen.
Mehr dazu hier: Social Loafing – Schluss mit Faulenzen bei der Teamarbeit
Wie vermeidet man Stress vor Deadlines?
Schieben Chefs oder Mitarbeiter Aufgaben wochenlang vor sich her und legen sich erst kurz vor Abgabetermin ins Zeug, kann sie das überlasten. Und dazu führen, dass sie Deadlines nicht halten können – etwa, weil unerwartete Probleme auftauchen.
Die Lösung: Chefs sollten für langfristige Projekte Etappenziele einplanen. Beauftragt der Inhaber einer Brauerei seine Mitarbeiter, eine Werbekampagne für eine neue Biersorte zu entwickeln, könnten die Etappenziele so aussehen:

Am 4.7. stellen die Mitarbeiter ihrem Chef drei Ideen für die Kampagne vor, sie entscheiden sich gemeinsam für eine.
Am 13.7. präsentieren die Mitarbeiter den ersten ausgearbeiteten Entwurf.
Bis zum 18.7. versehen die Verantwortlichen alle Teilaufgaben mit einem Datum (zum Beispiel Social-Media-Posts und Blog-Artikel, die während der Kampagne erscheinen sollen).
25.7.: letzte Feedbackrunde
3.8.: Launch der Kampagne kurz vor Start der neuen Biersorte

Mit solchen Teilschritten stellt der Brauerei-Inhaber sicher, dass seine Mitarbeiter wichtige Teilschritte nicht aus den Augen verlieren und kurz vor Launch der Kampagne ein Konzept präsentieren, dass keiner Überarbeitung mehr bedarf.